Чаще всего, в организации любого бизнеса самый трудоёмкий процесс – работа с документами. Именно поэтому заняться бумажной работы, чтобы впоследствии не возникало проблем с потерей, недочётом и поиском документов. Мы вам расскажем об особенностях обработки, преимуществах и ключевых этапах организации.
Зачем делать архивную обработку
Согласно законодательству, компания должна оперативно предоставить информацию при проверке. Даже небольшое нарушение ведёт к штрафу или же закрытию организации. Поэтому глава фирмы несёт ответственность за хранение документации.
На любом предприятии в течение работы копится множество документов. Впоследствии вся документация нуждается в хранении, описи, утилизации и систематизации. Для таких целей организуют архив, где происходит обработка, скан, учёт и использование бумаг.
Преимущества архивных работ
- С помощью описей происходит полная систематизация документов. Даёт быстрый и удобный поиск по различным критериям.
- Избавят от документов с истёкшим сроком. Освободятся офисные площади, упростится работа с другими документами.
- Помогут подготовиться к проверкам и ревизиям из органов контроля.
- Позволит подготовить передачу документов в Архивный фонд.
- Позволят восстановить информацию при утере документов (позволит избежать адм. ответственности и наложений санкций).
- Дают возможность создать учёт ценных бумаг в случае смены руководства.
Этапы организации архива
- До создания архива, необходимо оценить организацию подразделения.
- Установка системы приёма документов в хранилище.
- Создать приёмку ненужных документов, находящихся по всему офису.
- Инвентаризация всех имеющихся бумаг.
- Составить номенклатуру дел.
- Ограничить доступ в хранилище, наладить учёт приёма и выдачи.
- Отыскать недостающие документы.
- Решить вопрос переплёта дел.
- Организовать учёт работ, выполняемых архивом.
При использовании современных технологий, компания должна провести сортировку электронной информации на носителях.
Заключение
Создание архива в организации – это процесс, требующие достаточного количества времени и труда. Необходимо доверить работу профессионалам, которые наладят систему и она будет эффективно функционировать без каких-либо проблем.
Информация для статьи предоставлена сайтом https://reisswolf.ru/
